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座長・副座長の皆様へ

2020年秋季研究発表会においては,座長・副座長の皆様には,オンライン開催ならではのご対応をお願いさせて頂くこととなります。下記をご参照頂き,ご協力をよろしくお願いします。

座長・副座長のみなさまへのお願い事項(口頭発表)

  1. セッションはZoomを用いて実施します。
    セッション開始の15分前にはセッション会場へアクセス(厳守)をお願いします。
    【注意】同一会場でも,ZoomのURLは,午前と午後で異なりますのでご注意ください。
  2. セッション会場へのアクセス方法
    1. ポータルサイトのURL(https://mtg.acoustics.jp/)にWebブラウザでアクセス
    2. 「スケジュール」欄のメニューから,口頭会場へのサイトへ移動
    3. 自身のZoom会場へのリンクをクリック(必要があればZoomアプリケーションが自動インストールされます)して入場
      Zoom会場リンク先へのアクセスには,User IDとパスワードによる認証が必要です。
      ‐ User ID: 事前参加登録受付時の4桁の数字
      – パスワード:事前参加登録の際にメールで送付されたもの
    4. お願い:Zoom名は,C_氏名(所属・User ID)としてください。「C_」はChairpersonの頭文字です。
      例:C_音響太郎(音響大学・9999)
      ※研究委員会幹事等,座長・副座長の補佐をお勤め頂ける皆様は、Zoom名冒頭に「R_」をつけてください。
  3. セッション会場へのアクセス後
    1. Zoom名の最初に「S_」がついたユーザは会場係で、Zoomのホスト権限を持ちます。「S_」はStaffの頭文字です。会場へ到着したら、会場係に共同ホスト権限の付与をご依頼ください。共同ホストになることで、セッションの制御ができるようになります。
    2. セッション開始前に,「遠隔開催口頭発表に係るお願い」を読み上げてください。ファイルはこちら(ppt, pdf)をご利用くださいませ(9/8に差替版に修正しております)。当日までに送付します
  4. セッションの運用
    1. 参加者に,発言時以外は原則マイクをミュート頂くよう周知してください。参加者のミュート制御は,共同ホスト権限でも可能です。
    2. セッション開始時間になったら,発表者をご紹介ください。
    3. 一般講演の発表時間は12分,質疑+次の準備込み全体で15分です。
      計時は会場係が実施し,画面に表示する予定です
      会場係のカメラ画面が計時画面となります。該当画面にて「ビデオの固定」をお願いします。
    4. 全発表者の講演終了後,次のセッションまで15分のフリータイムと15分の準備時間を設けています。15分前には,次のセッションの講演者が準備できるように時間管理をお願いします。
    5. 座長・副座長終了後は,Zoom名から「C_」の文字を削除して一般参加者としてご参加下さい。共同ホスト権限は,staffが解除します。
      例:音響太郎(音響大学・9999)
  5. その他
    1. トラブルが生じ発表できなかった講演については,第3会場にて別時間にて発表を行えます。座長もしくは発表者本人から,遠隔開催実行委員会(asj-online(at)acoustics.jp)宛てに,メールにて申請ください。メールには,講演番号,発表者氏名,トラブル内容,希望日時(第1希望,第2希望まで)を記載ください。発表者本人から申請があった場合は,実行委員会が座長and/or研究委員会幹事に状況を確認します。その後,遠隔開催実行委員会が再発表日時を調整し,ポスター掲示サイトの中にて,発表トラブルによる再発表の発表時間を周知します。また,予約した時間の座長・副座長もお引き受けください。
    2. その他トラブルがあった場合は,相談窓口Zoom(ポータルのトップページからリンク)またはasj-online (at) acoustics.jpにご連絡ください。
    3. 発表取消・代理発表・トラブル等については,当日までに配布する「座長副座長担当セッション連絡用紙」に記載して,担当セッションの別刷り送付時に同封する返信用封筒でご返送いただくか,本部宛(asj-meeting (at) acoustics.jp)メールでお送りください。
    4. 9月3日と9月4日の午後に,学会のZoomライセンスを利用した予行演習ができるよう準備中です。詳細は,メール学会HPでご案内しますので、ご都合よろしければぜひご参加ください。
      Zoom接続テスト時の説明資料

座長・副座長のみなさまへのお願い事項(ポスター発表・質疑セッション)

2020年秋季研究発表会におけるポスターセッションは,

1) 発表者が作成したポスターを掲示するwebサイト(「ポスター掲示サイト」)(Moodleを利用)
2) 発表者と聴講者がリアルタイムに質疑を行う「ポスター・質疑セッション」(Zoomを利用)
の2つにより行われます。
座長・副座長の皆様には,1) 2)ともにご対応を頂きたく,お願いいたします。


「ポスター掲示サイト」にあるポスターは,会期中を通して閲覧が可能です。聴講者はフォーラムやチャット機能で質問等を記入することができます。講演者には,「会期中随時自身のポスターに書き込みが無いかをチェックして,議論に対応してください」と案内しています。

「ポスター・質疑セッション」では,ポスター講演それぞれにZoomのURLを割り当てます。時間は40分で対応は講演者の義務です。

  1. ポスター掲示状況の報告

    1. ご担当のポスター質疑セッションに参加し, 当日までに配布する「座長副座長担当セッション連絡用紙登壇者報告書」に記載して,担当セッションの別刷り送付時に同封する返信用封筒でご返送いただくか,本部宛(asj-meeting (at) @acoustics.jp)メールでお送りください 。なお,ポスターは会期中を通して掲示することになっていますが,初日朝の掲示状況は実行委員会でチェックします。

    2. ポスター掲示サイトへはポータルサイトからアクセスいただけます。

    3. 掲示するポスターの形式:ポスターは原則pdf形式としています。音声等を埋め込んでも構いません。また,著作権侵害の懸念がある場合は,印刷・改変を制限するなど,適切なセキュリティ設定をお願いしています。掲示素材は,合計100Mbyteを上限としています。

    4. ポスターの代わりに自身の発表の説明動画をyoutubeなどの動画サイトにアップロードして,リンクを張ることも可能としています。pdfポスターとの併用でもあり得ます。動画準備,アップロード,リンクの用意等については,発表者ご自身で行うことになっています。

  2. 質疑セッションへの参加

    1. ポスターの質疑セッションは,ポスター1件ごとに個別のZoom URLを発行し,ポスター数件を1組にして並行的に行います。

    2. セッションごとに,1組のポスター件数が異なりますのでプログラムで確認ください。
      ※電気音響のセッションでは、2件のポスターを1つのZoom URLで講演する発表者がいます。

    3. 1組のセッションは40分で,5分の交代時間があり,合計45分単位で次の組になります。座長・副座長の皆様は,40分の間に全てのポスターのURLにアクセスして質疑に参加してください。

    4. Zoom質疑セッションへのアクセス手順①:
      ポータルサイトのURL(https://mtg.acoustics.jp/)にWebブラウザでアクセス

    5. 質疑セッションへのアクセス手順②:
      ポータルの「ポスター 会場別」から,自分の発表に移動し,自身のZoom会場へのリンクをクリック(必要があればZoomアプリケーションが自動インストールされます)して入場
      Zoom 会場リンク先へのアクセスには,User IDとパスワードによる認証が必要です。
      – User ID: 事前参加登録受付時の4桁の数字
      – パスワード:事前参加登録の際にメールで送付されたもの

    6. お願い1:座長・副座長時のZoom名は,C_氏名(所属・User ID)としてください。「C_」はChairpersonの頭文字です。(口頭発表の座長副座長とは異なり、Zoomの共同ホスト権限を付与させて頂くことはいたしません。)
      例:C_音響太郎(音響大学・9999)
      ※研究委員会幹事等,座長・副座長の補佐をお勤め頂ける皆様は、Zoom名冒頭に「R_」をつけてください。
    7. お願い2:座長・副座長の終了後のZoom名は,氏名(所属・User ID)としてください。
      例:音響太郎(音響大学・9999)

  3. その他

    1. 質疑セッションでトラブルが生じZoom質疑ができなかった場合でも,ポスター掲示サイトでのプレゼンテーションが行われているため,特別な救済措置は行ないません。

    2. セッション会場へアクセスできない場合は,相談窓口Zoom(ポータルのトップページからリンク)またはasj-online (at) acoustics.jpにご連絡ください。

    3. 9月3日と9月4日の午後に,実システム(Zoom, Moodle)を公開して予行演習を行うことができるよう準備中です。詳細は,メール学会HPでご案内しますのでぜひご参加ください。
      Zoom接続テスト時の説明資料

    4. 発表者が1人でいることの無いようご配慮いただき巡回いただければ幸いです。座長と副座長にて、うまく連携をいただければ幸いです。

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